The Seven Habits of Highly Effective People

Posted on August 6, 2012 by Angel

La semana pasada murió Stephen Covey, fue un auténtico pionero en la búsqueda de eficiencia del mundo de los negocios, en 1989 publicó un libro que, particularmente pienso, fue el nacimiento de la ideología del Time Management:

“The Seven Habits of Highly Effective People.”

Cuando me enteré de la noticia me vi sometido a una sensación terrible de impotencia, no recordaba ni tan sólo uno de esos 7 hábitos y eso que realmente me había gustado ese libro;
Después de una pequeña sesión de Google y Wikipedia la sensación cambio de impotencia a decepción:

1. Be proactive
2. Begin with the end in mind
3. Put first things first
4. think Win Win
5. Seek first to understand, then to be understood
6. Synergize
7. Sharpen the saw

No me malinterpretéis, no es que sean malos, es que alguno no es tan impresionante como recordaba y creo que si mañana me preguntáis por los 7 no sería capaz de recordarlos.

Si queremos ser eficientes y gestionar bien nuestro tiempo, quizá sea mejor ser más concreto y reducir esos siete hábitos a dos:

• Do something: Si, así de básico, deja de dar rodeos y actúa, cada minuto que pasas mirando Facebook, no estás haciendo nada para cumplir tus objetivos.
• Planea lo que estás haciendo: No es tan simple como ”Actúa!”, ten un plan, piensa bien las cosas, para hacer las cosas de la forma correcta primero has de saber cual es la meta.

Siendo sincero, reconozco que si dentro de un mes me preguntáis cuales son los hábitos que recomendé hablando del libro de Covey, no me voy a acordar y mucho menos de los otros siete, pero hay una cosa que si recuerdo del libro, que sigo utilizando y que definitivamente voy a seguir recordando dentro de uno, dos y tres meses.

En el libro hay una matriz que se encarga de recordar y ayudarte a pensar antes de simplemente…actuar, una matriz que me ha acompañado prácticamente cada semana en mi agenda desde que leí el libro:

Al principio de cada semana dibuja en tu agenda una matriz de 2×2 cuadrantes, un lado de la matriz ha de poner: “Urgente”, “No urgente” ; y el otro ”Importante”, “No importante”, ahora escribe todas las cosas que quieres hacer esta semana.

Analicemos cada cuadrante:

• Cuadrante 1: Urgente - Importante.
  Estas son las tareas que nos someten a una mayor presión, son el vencimiento de fechas, las reuniones más tensas y las crisis más relevantes, apagar fuegos que lo llamo yo.
• Cuadrante 2: No Urgente - Importante.
  Esas cosas son las que tienen un gran valor a largo plazo, no esta semana y posiblemente no este año, muchas veces las vamos aplazando aún sabiendo que tenemos que prestarlas atención, pueden ser comer con un cliente o contacto importante, construir una relación o ir a esa conferencia que trata sobre eso de lo que has oído hablar y te parece tan prometedor pero todavía no conoces bien la materia.
• Cuadrante 3: Urgente-No importante.
  Aquí es donde perdemos completamente nuestra eficiencia, esas continuas interrupciones telefónicas , esas reuniones con una mala planificación pero a las que debes asistir, esas citas a las que crees que debes ir, pero luego te das cuenta de que no son tan importantes.
• Cuadrante 4: No Urgente- No Importante.
  Eso que hacemos cuando creemos que necesitamos un descanso, ver un estúpido programa de televisión, mirar y volver a mirar Facebook o Twitter por si nos perdemos algo, comer o devorar galletas sabiendo que no tenemos hambre, sabemos que no es urgente, ni importante y no nos paramos a pensar la cantidad de tiempo que consumimos en esas tareas.

Simplemente dedicando media hora en la mañana del lunes a rellenar esta matriz, serás unas diez veces más productivo de lo que eres ahora.

Es muy posible que te des cuenta que has estado utilizando tu tiempo en hacer las cosas urgentes, semana tras semana, resolviendo una urgencia para después de tomar aliento dedicarte a la siguiente y si alguien ha intentado pararte y te ha dicho deja esas cosas por un momento y vamos a…(lo que quiera que sea del cuadrante2, dedicar tiempo a una relación, ir a comer con un contacto… ) la respuesta que habrás dado ha sido un “no puedo, tengo que quitarme esto de encima y así tendré un poco de tiempo”.

Esa NO es la solución, es un callejón sin salida, las cosas urgentes e importantes son un goteo continuo, SIEMPRE estarán ahí, siempre habrá nuevas cosas urgentes e importantes y NUNCA conseguirás dejar vacía la agenda para dedicarte a lo que quieres.

La mejor forma de manejar y sacar provecho de esta matriz es la siguiente:

-Nunca debes obsesionarte y preocuparte por el Cuadrante 1 (Urgente-Importante), siempre vas a tener tareas ahí y siempre las prestarás atención.

-Tienes que reducir tanto como sea posible el Cuadrante 4 (No urgente- No importante), Simplemente di NO a Facebook, Zuckerberg ha construido un imperio de 100 mil millones de dólares con nuestra ineficiencia.

-Hay que reducir dramáticamente el número de cosas en el Cuadrante 3, es importante reflexionar sobre estas cosas para darse cuenta de que no merecen la pena.

Y por último y más importante, lo mejor que puedes hacer por tu vida a largo plazo es dedicar algo de tiempo al Cuadrante 2 (No urgente- Importante), busca la forma de incrementar el % de tiempo que dedicas diariamente a estas cosas, al principio no notarás ninguna mejora, pero con el tiempo surgirán nuevas oportunidades, nacerá una nueva relación, harás buenas conexiones y todo esto porque hace 3, 4 ó 5 meses te molestaste en hacer esa llamada , comiste con esa persona o fuiste a esa conferencia.

Espero que no recordéis nada de esto en un mes, pero confío en que le deis a esta matriz la oportunidad que se merece.